5 tips om efficiënter te vergaderen

De gemiddelde vergadering duurt al gauw 1 uur. Een uur komt vaak neer op meer dan 10% van de werkdag van alle deelnemers. De vraag die je daarom moet stellen is of de vergadering de tijd wel waard is in relatie tot de prioriteiten van de deelnemers of de organisatie.

Een aantal vergadertips:

 

1. Stop met multitasking – veel mensen zijn tijdens de vergadering bezig met hun telefoon (checken van e-mail, Whatsapp, Facebook, LinkedIn etc.). Leg de telefoons aan het begin van de meeting centraal op tafel met het scherm naar beneden en het geluid uit.

 

2. Schrap onnodige agendapunten – statusupdates van werkzaamheden niet langer bespreken, maar in 1 overzicht zet iedereen voor de vergadering de status van zijn/haar punten. In een oogopslag duidelijkheid. Mocht iets niet goed lopen, dan bespreek je alleen deze.

 

3. Staand vergaderen is ook een mogelijkheid.
Probeer het eens uit en je zult zien dat de meeting een stuk sneller klaar is.

 

4. Vergaderen is duur. Je kunt de kosten van het vergaderen berekenen met de Vergaderkosten app (IOS en Android). Reken dat een keer uit aan het eind van de meeting en vraag de deelnemers of het hen waard is geweest. Evalueer daarna welke onderwerpen niet langer in de meeting worden besproken en de vergadertijd wordt korter en daardoor kost de meeting minder. Als je dit met enige regelmaat doet, zorg je voor continue verbetering.

 

5. Maak – indien mogelijk – gebruik van Skype of videoconferencing, zodat de deelnemers niet worden belast met reistijd naar de vergaderlocatie. In OneNote kun je de notulen, actie- en besluitenlijst bijhouden en daar kan iedereen 24/7 online bij. Scheelt meteen het printen van de vergaderstukken.