5 tips voor effectieve e-mailcommunicatie

Een belangrijk deel van je werkdag besteedt je aan je mailbox. Een overvolle mailbox levert vaak stress op en niet alle e-mails zijn relevant, maar een goede e-mail versturen is nog niet zo makkelijk.

 

Een aantal tips….

 

1. Juiste medium?

Stel jezelf de vraag of e-mail wel het juiste medium is voor hetgeen je wilt communiceren.

 

Waarvoor is e-mail geschikt? Bevestiging van afspraken, het stellen van gesloten vragen, informatie verstrekken, het uitzetten van duidelijke acties.

Wat doe je niet per e-mail? Een discussie voeren, emotie in je e-mail, geen duidelijke acties en onduidelijke communicatie.

 

2. Eén onderwerp

Zorg dat je e-mail altijd één onderwerp heeft. Vermeld deze duidelijk in het veld ‘Onderwerp’. Om het de ontvanger makkelijker te maken, zet er ook bij actie, ter informatie, urgent of vraag.

 

Als je een lange e-mail verstuurt, is het raadzaam in de eerste zin duidelijk te vermelden waarom je een e-mail stuurt.

 

3. Deadline

Wil je voor een bepaalde datum een reactie? Vermeld dit dan in het veld ‘Onderwerp’. Een aantal voorbeelden:

  • Voorstel nieuwsbrief: graag feedback voor 20 juli.
  • Update cijfers Q2 2017 voor eind juni.

 

4. Gebruik CC en BCC

Denk goed na over het gebruik van CC en BCC. Hanteer de volgende regels als het gaat om de lezers van je e-mail:

  • Aan: de ontvangers van wie je actie verwacht
  • CC: de ontvangers die je het bericht ter informatie stuurt
  • BCC: de zogenoemde blinde kopie naar de overige ontvangers die niet zichtbaar zijn voor de andere ontvangers. Probeer het gebruik van BCC zoveel mogelijk te vermijden.

 

Zet je leidinggevende niet in CC van elke e-mail die je verstuurt, zodat hij/zij ervan weet. Beter is het om in je werkoverleg hem/haar te informeren.

 

5. Vermijd open vragen

Als je iemand wilt helpen, stel dan niet per e-mail de vraag ‘Hoe kan ik je helpen?’, maar maak het de ontvanger makkelijk door een aantal opties aan te geven. Voorbeeld: Kan ik je helpen door a) je te bellen, b) langs te komen of c) je hebt mijn hulp nu niet nodig.

De ontvanger hoeft niet zelf na te denken en beantwoordt je e-mail sneller.

 

Wil je dat je mailbox goed wordt gemanaged, bel mij dan 06-28870597!